СЛАДКИЕ ИННОВАЦИИ

Интервью с директором по информационным технологиям компании "Торговый Дом КОСТА" Тенгизом КУПРАВА

"Торговый Дом КОСТА" выбрал Microsoft Dynamics NAV 4.0 для автоматизации торговых операций. Корпорация Microsoft. Журнал "Высшая сфера" №3(6), сентябрь 2007г. (Executive Circle). Тел. +7(495)787-67-67


    До начала проекта деятельность "Торгового Дома КОСТА" была автоматизирована с помощью набора разрозненных программ для оперативного, бухгалтерского и налогового учета, формирования отчетности. Большое количество времени уходило на сбор данных из первичных документов и имеющихся отчетов для получения аналитических отчетов в необходимых разрезах в MS Excel. Для поддержания стабильного роста компании была выбрана система Microsoft Dynamics NAV 4.0.


    «На проект затрачено достаточно много денег. Текущие работы требуют новых финансовых вложений. Однако руководство компании готово к дополнительным затратам, поскольку они являются вложением в инфраструктуру и неизбежны для развивающейся компании. В настоящее время наблюдается устойчивая тенденция увеличения расходов на информационные технологии как жизненно важного инструмента поддержки бизнеса» - Тенгиз Куправа.

    ЗАО «Торговый Дом КОСТА» создано в 1996 году. Основной деятельностью компании является дистрибьюция кондитерских изделий в федеральные сети и регионы РФ.
    Поставлять на отечественный рынок польскую продукцию ТД начал в 1998 году. В настоящее время «Торговый Дом КОСТА» - единственная компания, которая работает напрямую с 28 польскими фабриками-производителями. Наряду с польской и европейской продукцией она также предоставляет большой выбор российских кондитерских изделий. На сегодняшний день в ассортименте ТД более тысячи наименований польских сладостей и около 2000 изделий производства российских кондитерских фабрик.


Ситуация

    Кондитерская компания «Торговый Дом КОСТА» располагается в трех удаленных офисах в Москве. Один из них совмещен со складом. Большинство сотрудников ТД работают с базами данных в режиме онлайн через терминальный доступ. Парк компьютеров насчитывает 40 рабочих и терминальных станций.
    Как и в большинстве торговых организаций, до начала проекта по внедрению системы управления предприятием деятельность «Торгового Дома КОСТА» была автоматизирована с помощью набора разрозненных программ. Учет оперативной торговой деятельности осуществлялся с помощью программы «1С: Торговля и склад», отдельно были установлены инструменты для аналитики и получения отчетов. Вся информация для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности, учета зарплаты и кадров хранилась в системе «1С: Предприятие. Комплексная конфигурация», некоторые операции производились вручную с помощью MS Excel.
    Сотрудники компании тратили большое количество времени на сбор данных из первичных документов и имеющихся отчетов для получения аналитических отчетов в необходимых разрезах в MS Excel. «В старой системе можно было исправно готовить документы на поступление и отгрузку товара, печатать необходимые торговые бумажные документы, - комментирует руководитель ИТ-отдела «Торгового Дома КОСТА» Тенгиз Куправа. - С помощью МОДа (Менеджера обмена данными) вся информация выгружалась в комплексную конфигурацию «1С». На этом возможности оперативной системы заканчивались».
    Основные проблемы, снижавшие эффективность деятельности предприятия, были связаны с отсутствием средств получения данных для анализа и принятия решений, невозможностью адекватно выполнять нестандартные операции. Развить же функциональность существующей на тот момент информационной системы в соответствии с потребностями бизнеса не представлялось возможным.
    В результате руководители ТД пришли к пониманию, что для поддержания стабильного роста компании на прежнем уровне необходима комплексная централизованная информационная система.
    Целью перевода торговой деятельности ЗАО на новую информационную систему было снижение объема операций, производимых вручную, а также исключение необходимости повторного ввода данных.

Решение

    Торгово-дистрибьюторская деятельность требует автоматизации как минимум следующих задач: торгового и финансового учета, планирования поставок товара, отслеживания взаимоотношений с клиентами и эффективности проводимых маркетинговых акций. Руководители «Торгового Дома КОСТА» приняли решение перевести на новую учетную систему торговую деятельность, поскольку это основная и самая критичная для ТД область бизнеса. Специфика компании привнесла дополнительные требования к системе.
    Важные особенности организации документооборота ТД связаны с большим объемом первичных документов, многообразными вариантами их учета. Для работы с развитой дистрибьюторской сетью необходимо предусмотреть различные условия отгрузки и системы скидок.
    Вся первичная информация, необходимая для ведения бизнес-процессов, поступает из директивных документов руководства, договоров, протоколов согласования условий. Частично информация формируется в промежуточных звеньях - в подразделениях, участвующих в законченных бизнес-процессах.
    Основные торговые операции, которые отражаются в документах и справочниках: поступление и отгрузка товара; возвраты от покупателей; складские операции, в том числе перемещения со склада на склад, инвентаризация; работа с прайс-листами, скидками, бонусами, условиями клиентов; сверка и отслеживание задолженности клиентов; контрольные формы для руководства и пр.
    Для решения поставленных задач был необходим продукт, который не только покрывал текущие потребности ком¬пании, но и предполагал дальнейшее расширение функционала. При выборе платформы для автоматизации заказчик рассматривал системы MySAP Business One, «1С: Предприятие 8.0», Microsoft Dynamics NAV 4.0. Выбор был сделан в пользу последней, поскольку она оказалась оптимальной по соотношению качества и стоимости внедрения и обслуживания.
    Автоматизацию ТД осуществила компания «Практика Бизнеса», которая выбиралась по результатам тендера.
    В ходе проекта были решены следующие бизнес-задачи: продажи, закупки, ценообразование, финансовый учет, интеграция с бухгалтерской системой «1С: Предприятие». С помощью Microsoft Dynamics NAV 4.0 также реализованы: складской учет, отслеживание сроков годности кондитерской продукции, учет сертификатов, работа с клиентами по формированию заявок на закупку и контроль над их выполнением.
    Ведение бухгалтерского и кадрового учета оставлено без изменений в программе «1С: Предприятие». Осуществлена интеграция бухгалтерской системы с Microsoft Dynamics NAV 4.0. Это потребовало включения в обе программы модулей обмена - соответственно МОДа и XML-DEM производства компании «Практика Бизнеса». Теперь все первичные данные заносятся в Microsoft Dynamics NAV 4.0, откуда информация, касающаяся торговых и финансовых операций, передается с помощью XML-файлов в бухгалтерскую систему.
    «В проекте реализованы оригинальные и простые процедуры обмена данными между системами с применением МОДа и XML-DEM. Бухгалтерия имеет возможность из удаленного офиса по расписанию или вручную загружать данные из Microsoft Dynamics NAV 4.0, используя самые простые механизмы и гибкую выборку информации. Физически пакеты обмена представляют собой XML-файлы, которые передаются через FTP-сервер, - поясняет Тенгиз Куправа. - В проекте с помощью несложных технологий также реализована выгрузка детализированных данных о продажах для последующего анализа в сводных таблицах MS Excel».
    Одним из самых сложных процессов оказался ввод в Microsoft Dynamics NAV 4.0 начальных данных. Дело в том, что прежде информация распределялась по множеству разрозненных систем, где объекты учета и документы хранились с разными кодами. В связи с этим была проведена серьезная работа по их синхронизации.
    Требовалось экспортировать большой объем информации - сведения о товарах, клиентах, договорах, поставщиках, прайс-листах, скидках клиентов, сертификатах и т.д. - из всех имеющихся систем в Microsoft Dynamics NAV 4.0. При этом все объекты учета должны были иметь уникальные идентификаторы. Задачу осложняло то, что в старой системе карточки товаров создавались при любой поставке, то есть каждый раз при поступлении партии товара на склад в справочнике номенклатуры создавалась новая запись. В результате один и тот же объект присутствовал в системе под разными идентификационными номерами. В связи с этим при попытке посмотреть остатки товара на складе, а также проанализировать статистику по закупке и продаже возникали значительные трудности.
    Вначале исходные данные выгрузили в MS Excel, откуда после сверки и корректировки информацию загрузили в Microsoft Dynamics NAV 4.0. Все процедуры переноса предварительно тестировались и документировались. В ходе загрузки сведений в Microsoft Dynamics NAV 4.0 карточки товаров были объединены, каждый вид товара идентифицирован, произведен подсчет остатков товаров на складе. Таким образом, сформировался реальный справочник номенклатуры, с которым можно работать. Непосредственно перенос информации занял три дня перед запуском системы.
    «Информацию надо было экспортировать в Microsoft Dynamics NAV 4.0, обеспечив при этом связь с бухгалтерской программой. Кроме того, требовался перенос информации о клиентах, договорах, поставщиках, прайс-листах, скидках клиентов, сертификатах и т.д., - поясняет директор по проектам компании «Практика Бизнеса» Сергей Хохряков. - Мы постарались максимально автоматизировать процесс, однако некоторые операции пришлось выполнять вручную».
    Отметим, что с момента запуска Microsoft Dynamics NAV 4.0 старая учетная система стала доступна только для просмотра. Ввод новых данных в нее запрещался.
    Некоторые сложности обусловливались особенностями российского бизнеса и налогового учета. К примеру, изначально в Microsoft Dynamics NAV 4.0 запасы товара на складах отслеживаются без учета НДС. В ходе проекта в систему была добавлена возможность отслеживания запасов с учетом необходимых налогов.
    «Работа в Microsoft Dynamics NAV 4.0 требует от пользователя знакомства с новыми подходами к подготовке и учету документов, анализу учтенной информации. Кроме того, в нашей системе для достижения гибкости учета к каждому документу добавлен признак «Вид документа». Но все это только облегчает работу пользователей, поскольку дает возможность реализовать множество вариантов, ежедневно возникающих в торговой деятельности», - комментирует Тенгиз Куправа.
    На обследование и документирование существующих бизнес-процессов компании, их наложения на новую систему, составление технического задания, устава и других документов проекта ушло полгода. Внедрение системы, доработка и тестирование ее частей, а также комплексное тестирование заняли девять месяцев.

Результаты

    «Новая система позволяет без задержек и напряжения проводить ежедневные торговые операции, отслеживать движение объектов, получать всю необходимую информацию о торговой и финансовой деятельности, - рассказывает Тенгиз Куправа. - В то же время она является основой для автоматизации других процессов в компании. Следует отметить, что особое внимание уделялось физическим параметрам сервера для приложения Microsoft Dynamics NAV 4.0, дисковый массив которого представляет SCSI RAID-10 с резервированием, закупке лицензий на Windows 2003 Server и на терминальный сервер».

Перспективы

    Изначально речь шла о том, что после завершения автоматизации торговой деятельности потребуется внедрить финансовый модуль, модуль планирования закупок и оптимизации складских запасов.
    На момент запуска системы была автоматизирована в полном объеме торгово-финансовая деятельность компании. Сейчас ведутся работы по внедрению модулей планирования продаж и закупок. На последующих этапах планируется развить функционал системы, максимально используя аналитические возможности Microsoft Dynamics NAV 4.0, а также внедрить CRM - модуль отслеживания взаимоотношений с клиентами и эффективности проводимых маркетинговых акций. Для удобства оформления заказов клиентами планируется также интегрировать систему с терминалами заказа в розничном торговом зале.

Результаты

    Главным результатом внедрения Microsoft Dynamics NAV 4.0 стало достижение лучшей управляемости компании, максимальной эффективности работы менеджеров по продажам и закупкам, руководителей отделов за счет того, что они имеют оперативный доступ к необходимой информации в любое время.
    Результатом внедрения Microsoft Dynamics NAV 4.0 также стало:
    • объединение всей учетной информации в единой информационной системе;
    • сокращение времени на обработку заказов, других торговых и складских операций;
    • углубленная аналитика по продажам, наличию товара, выявлению неликвидов и пр.;
    • быстрый доступ к сводной контрольной информации для руководителей;
    • обеспечение возможности расширения функционала информационной системы на надежной платформе;
    • Microsoft Dynamics NAV 4.0 позволила оптимизировать работу менеджеров по продажам и закупкам, а также деятельность руководителей отделов.


Журнал "Высшая сфера", №3(6), 2007, стр. 10-15