Автор: Тенгиз Куправа www.kuprava.ru

О ВАЖНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ЗАКАЗЧИКОМ И РОЛЯХ В ПРОЕКТАХ АВТОМАТИЗАЦИИ

Обратим внимание на методологические ошибки при управлении проектами автоматизации, которые могут стать причиной неудовлетворенности заказчика и неудачи проекта, а также определим распределение ролей между исполнителем и заказчиком.

Выполнение проекта автоматизации предполагает работу двух сторон –исполнителя и заказчика. Бизнес необходимость приводит заказчика к инициированию проекта, выделению на его выполнение финансовых и людских ресурсов. Но это лишь необходимое условие для запуска проекта, но никак не достаточное для его успешного выполнения и завершения. Необходимы достаточный уровень зрелости внутренних проектных практик и достаточный уровень квалификации специалистов, участвующих в проекте со стороны заказчика.

Низкий уровень зрелости заказчика вызывают неверные ожидания по проекту, неверные требования к проекту, и, в итоге, приводит к неудовлетворенности заказчика, практической невозможности внедрить и передать ему результаты проекта.

Поэтому исполнитель проекта (интегратор, консалтинговая компания и др.) при старте проекта и подготовке проектных документов должен диагностировать заказчика на предмет проектной зрелости и уровня подготовки по проекту, спланировать и исполнить ряд мероприятий по устранению этого риска.

Соблюдение стандартов и методики PMI PMBoK при управлении проектом автоматизации – основная составляющая успеха проекта. Документальное обозначение сроков, бюджета, объёма работ и содержания проекта по этапам, распределение работ между сторонами делает проект прозрачным для заказчика.

В Уставе проекта – документе, разрабатываемом при инициации проекта – достигается единое понимание сторон по следующим минимально необходимым вопросам:
- задачи и границы проекта;
- примерные сроки этапов работ, распределение работ между участниками проекта;
- оценка фин. показателей (бюджетные ожидания, предварительный бюджет, окончательный бюджет по мере уточнения плана проекта);
- промежуточные результаты и контрольные точки проекта с указанием примерных дат;
- риски, ограничения, возможные проблемы;
- порядок сдачи-приемки работ и т.д.

По мере уточнения функциональных требований к содержанию проекта и составления плана проекта (расписание работ и затрат, распределение ресурсов и взаимодействий), заказчик, да и исполнитель реально увидят объем работ (расходов) до завершения проекта, сроки и порядок его завершения. В условиях же неведения, исполнитель всегда стремится увеличить объемы и сроки, а заказчик их уменьшить. Это пройдено тысячи и тысячи раз.

Ниже расписано распределение ролей и обязанностей между исполнителем и заказчиком в проектах автоматизации в случае, когда зрелость и квалификация заказчика достаточны для успешной реализации проекта.

Директор проекта – обычно руководитель компании заказчика:
- определяет финансовые ресурсы проекта, предлагает основные мероприятия и сроки платежей;
- осуществляет общий контроль исполнения проекта, официальную приемку продукта и этапов работ, утверждает основные документы проекта;
- принимает окончательные решения в спорных ситуациях, изменениях, защищает проект от внешних факторов;
- назначает Руководителя проекта со стороны компании заказчика.

Управляющий комитет проекта – из числа руководителей компаний заказчика и исполнителя – обеспечивает последовательную и целенаправленную реализацию проекта в соответствии со стратегическими целями компании заказчика:
- утверждение договоров, основных проектных документов;
- определение ожидаемых результатов и факторов успеха проекта;
- принятие стратегических решений;
- создание необходимой среды для изменений;
- контроль и утверждение статуса проекта.

Руководитель проекта со стороны исполнителя – обеспечивает полного выполнение всех обязательств перед компанией заказчика и оперативной управление проектом:
- разработка плана и плана-графика проекта;
- контроль и обеспечение прогресса и результатов проекта;
- проведение совещаний и регулярных встреч по текущему статусу проекта;
- периодическая отчетность по состоянию проекта перед Управляющим комитетом;
- планирование и распределение ресурсов, используемых на проекте;
- обеспечение своевременного решения вопросов и проблем, возникающих в ходе проекта;
- управление запросами на изменение;
- управление процессом контроля качества (тестирования);
- координация и планирование создания документации и обучения пользователей.

Руководитель проекта со стороны заказчика – в совместной работе с Руководителем проекта со стороны компании исполнителя способствует реализации проекта:
- управление планированием и решением оперативных вопросов на всех этапах проекта;
- организация работы проектной группы компании заказчика во всех стадиях проекта: анализе, дизайне, настройке системы, обучении и тестировании;
- принятие административных решений по организационным вопросам и вопросам привлечения ресурсов со стороны компании заказчика;
- обеспечение своевременной готовности всех данных для переноса в новую систему;
- обеспечение своевременной готовности инфраструктуры;
- согласование и утверждение результатов проекта.

Аналитик компании заказчика – вырабатывает бизнес требования к системе, обеспечивает их отражение в документах проекта и в системе:
- проведение обследования, идентификация и документирование всех бизнес требований компании заказчика;
- участие в подготовке базовых и других документов проекта;
- приемка и тестирование промежуточных версий системы, формулирование заданий на исправление ошибок исполнителю.

Системный аналитик исполнителя – определяет бизнес требования, которые должны быть выполнены в ходе проекта, определяет и организует все действия, связанные с требованиями к системе на всех стадиях проекта:
- определение совместно с проектной группой критериев приемки системы;
- идентификация и документирование бизнес требований в документе ТЗ;
- концептуальная проработка решения;
- детального проработка решения (совместно с Разработчиком);
- организация и проведение рабочих встреч и интервью;
- определение Плана тестирования системы;
- определение способа ведения разработки; функционала версий и т.п.;
- создание технической и программной документации (если необходимо);
- обеспечение готовности приложения к запуску, в том числе: а) определение критериев тестирования системы; б) подготовка интегрального теста (назначение, подготовка, сценарии тестирования системы, выполнение тестирования и т.п.); в) контроль тестирования и приемки проектной группой компании заказчика и разрешение вопросов и проблем, возникающих в ходе тестирования; г) обеспечение полной готовности системы к настройке и запуску.

Проектная группа заказчика – многофункциональная группа, участники которой оказывают помощь в решении различных задач, связанных с отделами и областями компетенции:
- прохождение обучения в компании исполнителя;
- изложение экспертной информации и участие на стадии дизайна системы;
- утверждение и проверка документов по функциональным требованиям и дизайну системы;
- помощь в тестировании (выполнение тестов);
- выполнение настройки системы, ввод и перенос данных;
- утверждение и проверка учебных материалов;
- помощь в обучении конечных пользователей при вводе системы в эксплуатацию.

Разработчик компании исполнителя – осуществляет все настройки, конфигурирование и доработку системы, внедрение приложения и его подготовку к запуску в промышленную эксплуатацию, начальное сопровождение:
- настройка системы;
- доработка системы согласно ТЗ;
- помощь и обучение проектной группы для выполнения самостоятельной настройки системы;
- обучение проектной группы для выполнения тестирования системы;
- доработка по результатам тестирования;
- миграция и преобразование данных;
- утверждение документации для пользователей и процедурной документации.

Тренер компании исполнителя – осуществляет обучение пользователей и подготовку пользовательской документации:
- обучение и консультирование проектной группы и конечных пользователей;
- создание учебных материалов и пользовательской документации.

На совещании Управляющего комитета проекта, руководители проекта кратко освещают все вопросы, связанные с проектом, отчитываются о выполнении запланированных задач и финансовых аспектах проекта. Совещание Управляющего комитета может проходить в расширенном составе, с приглашением членов проектной группы.

Отчет о Статусе проекта подготавливается руководителем проекта компании исполнителя и используется как основной документ для обсуждения на еженедельном совещании проектной группы по статусу проекта. В этой встрече обязательно должны участвовать:
- Руководитель проекта компании исполнителя.
- Руководитель проекта компании заказчика.
- Системный аналитик компании исполнителя.
- Разработчик компании исполнителя.
- Аналитик компании заказчика.
- Проектная группа компании заказчика, когда необходимо.
- Тренер компании исполнителя, когда необходимо.

Руководитель проекта компании заказчика отвечает за подготовку протокола встречи по статусу проекта и их распространение среди участников встречи. Все документы, отосланные по E-mail, обязательны для ответа и реагирования. Документы, имеющие в Проекте статус подтверждающих, должны быть составлены на бумаге и иметь подписи сторон, возможна передача документов по факсимильной связи.